2024/02/01
2025/03/17
プロジェクトを期日までに完成させるには、総責任者であるPM（プロジェクトマネージャー）の迅速で的確な意思決定が不可欠です。しかし、体制の構築から進捗管理、トラブル対応を含めた運営まで、多岐にわたる業務と並行して重要局面での高度な意思決定に対応するのは容易ではありません。そこで、PMの活動を助けて本来の業務である意思決定に集中できる環境をつくり、プロジェクトの成功率を高める組織としてPMOを設置することがあります。本記事では、PMOの役割や導入することで得られるメリット、PMOに向いている人の特徴などについて解説します。
PMOはProject Management Office（プロジェクトマネジメントオフィス）の略で、プロジェクトマネジメントを支援するさまざまな職種が在籍する組織、または職種の集合体です。一般社団法人日本PMO協会は、PMOを「組織内における個々のプロジェクトマネジメントの支援を横断的に行う部門や構造システム」と定義しています。PMOの設置の仕方は2通りあり、組織内に部署として設置される場合と外部の専門組織にPMO業務を委託する場合があります。
PMOとPMはどちらも組織のプロジェクトに関わる立場であり、密接に関係しています。しかし、それぞれのプロジェクトに対する立場と、求められるスキルには違いがあります。 PMは、一般的にはそれぞれのプロジェクトの“総責任者”を指し、担当するプロジェクトに関するあらゆる局面において正確かつスピーディな意思決定を行うリーダーとしての役割を担います。そして、PMOはこれらPMが速やかに意思決定をしやすいように有用な情報を収集し、各関係部署との連絡および調整を行う“組織”であり、PMをサポートする立場となります。
PMOには、PMの周辺業務を引き受けて業務の進行をスムーズにしたり、コストやリソースなどをコントロールしたりするなど、大きく分けて5つの役割があります。それぞれの役割について詳しくご紹介します。
プロジェクトごとに進め方やスケジュール管理の方法、使用している書類のフォーマットなどが違うと、抜け漏れが生じたり作業が属人化したりしがちです。PMOは組織内で動いている複数のプロジェクトを横断的に支援し、各プロジェクトを統率するPMの仕事を助けるとともに、すべてのプロジェクトのルールやツール、プロジェクトマネジメントの方法を標準化する役割を担います。組織として一貫性のあるルールを確立することで、プロジェクトに関わる全メンバーが一定以上のレベルで業務を遂行できるようになり、担当者1人に負担が集中して業務の質とスピードが落ちるのを防げます。
PMOの最も重要な役割は、スケジュール管理をはじめ煩雑な事務処理、トラブル対応といったPMの周辺業務を処理し、PMが意思決定に集中できるようサポートすることです。本来、PMはプロジェクトを期日どおりに完遂するための意思決定に注力しなくてはなりません。しかし、プロジェクトの規模が大きくなると、PMの業務に意思決定以外のタスクが増加する傾向があります。結果として指揮系統に乱れが生じてプロジェクトの質が低下したり、メンバーの判断ミスによってプロジェクトが停滞したりするリスクが高まります。
PMOがバックオフィス業務を引き受けることで、PMは意思決定のための情報収集に時間を使えるようになります。また、プロジェクトの進行スピードが速まるほか、PMの判断の精度とともに、プロジェクトそのものの質的向上が期待できます。
社内で進行する複数のプロジェクトを包括的に見て適材適所に人材を配置することや、プロジェクトにかかるコストを管理することもPMOの役割の一つです。特に、限られた人材でプロジェクトを遂行するためのリソース管理は、企業の利益の最大化にもつながる重要な任務です。また、リソース管理に伴って生じる関係部署とのすり合わせや利害調整などもPMOが行います。
PMOの役割として、PMの育成を担うこともあります。PMには、豊富な業務経験とリーダーシップ、問題解決能力、分析力など多岐にわたる能力が必要です。そのため、「DX需要の高まりで開発の引き合いが増加しているにもかかわらず、旗振り役になる人材がいない」「PMを任せた人材が力不足で、思うようにプロジェクトが進行しない」といったPMのなり手不足に悩む組織は少なくありません。PMに必要なスキルを熟知しているPMOが教育制度や研修制度を整えることで、プロジェクトを任せられる優秀なPMの育成につながります。
PMの業務を一部代替したり、客観的な立場からアドバイスしたりすることによって、PMの苦手分野をフォローするのもPMOの役割です。前項でも触れたとおり、PMには広く深い専門知識と大局的な視野、さらにはメンバーに信頼されるヒューマンスキルが求められます。しかし、それらのすべてを兼ね備えたパーフェクトな人材は少なく、優秀なPMであっても得意分野と苦手分野があるのが一般的です。そのため、PMOはPMの苦手分野がプロジェクトの進行に支障を来すことがないよう、多様なプロジェクトの支援で得た知識と経験を生かしてPMの業務を補完します。
特に大規模なシステム開発プロジェクトでは、PMOは欠かせない存在です。 これらプロジェクトでは、関係するメンバーの人数は多くなり、それぞれの役割も細分化されています。そのため、プロジェクトマネジメントに要求される役割も多岐にわたることから、PMが的確な意思決定を行うための時間は限られてきます。プロジェクトを取りまとめる立場であるPMが、意思決定に費やす時間を十分に確保できないことは、プロジェクトを適切に遂行する上で大きなリスクになりかねません。 そのようなリスクを解消し、PM個人の能力に頼ることなく、組織的にプロジェクトマネジメントをサポートするのがPMOの役割です。
PMOを導入することによって得られるメリットとして、客観的な視点で支援ができることや現場の負担軽減につながることなどが挙げられます。それぞれのメリットについて詳しく紹介します。
PMOを導入するメリットは、客観的な視点で支援できることです。PMOは、プロジェクトの中に入って推進を担うというより、各プロジェクトを包括的に見て進捗状況を可視化し、ボトルネックを取り除く役割です。良い意味で一歩引いた立場にいるため、自分が担当するプロジェクトの目標達成に向けて近視眼的になりがちなPMに代わって、冷静に状況を判断できます。
プロジェクトに関わるメンバー全員が内部にいると、メンバー間のわずかな認識の相違や方向性のずれに気づきにくいものです。また、漠然と感じている不安をうまく言語化できずに問題提起をあきらめてしまうメンバーもいるかもしれません。プロジェクトを客観視できるPMOが存在することで、プロジェクトのリスクを早期に察知して軌道修正でき、品質を落とさずに当初のスケジュールを維持することが可能になります。
PMOを導入すると、プロジェクトを1人で率いるPMの負担を軽減できるのもメリットの一つです。大規模なプロジェクトや、会社の命運を分けるような重要なプロジェクトにおいて、PM1人にかかる精神的負荷の大きさは計り知れません。どんなに優れた能力を持つPMであっても、本来の業務に集中しながら事務処理や研修、トラブル処理などを完璧にこなすのは困難です。一つの判断に迷っている間に発生した小さなトラブルの芽やちょっとした作業の遅れを察知できず、プロジェクトのゴールが遠のくこともあるかもしれません。そこで、PMOが現場の付随業務を引き受けることで、PMはPMにしかできないプロジェクトのコントロールや統括、判断に集中できるようになり、精神的・肉体的にぐっと楽になります。
また、PMに業務が集中していると、仮にPMが休んだり退職したりしたときにプロジェクトが停滞するリスクが高くなります。しかし、PMOが導入されていると、PMが持っている情報は必ずPMOにも共有されるため、PMがいないときもプロジェクトを止めずに進めることができます。なお、PMOにたまったノウハウをPMの人材育成に生かす好循環も期待できます。
PMOの導入によって、PMの代わりに経営陣または現場とコミュニケーションを取り、両者の認識の相違や隔たりを防げるのもメリットとして挙げられます。プロジェクトを成功させるには、PMが日頃から経営陣や現場と密に情報を共有して信頼関係を構築することが必要です。しかし、多忙なPMは、目の前の業務に追われることが多く、周囲と頻繁にコミュニケーションを取るのが難しいことも少なくありません。技術に明るいPMOメンバーがいれば、技術的な課題をわかりやすく言語化してPMの代わりに経営層に伝えたり、PMが拾いきれない現場の声をくみ上げてコミュニケーション不全を防いだりするなど、人間関係の側面からもプロジェクト運営の円滑化が図れます。
PMの意思決定の精度と速度が向上することも、PMO導入のメリットといえます。PMOを導入する最大の目的は、PMがプロジェクトにおける意思決定を迅速かつ正確に行える環境をつくることです。PMだけでは手が回らない情報の収集や整理、分析をPMOが担い、精査した情報をリアルタイムでPMに提供することで、結果としてプロジェクトの質が向上し、成功率も高くなると考えられます。
外部のPMOに業務を委託した場合は、社内のしがらみに左右されにくくなることも、PMOを導入するメリットの一つです。外部のPMOは、社内の力関係や上下関係に左右されない公平・中立な存在として力を発揮します。一方、社内から選ばれたPMは、あくまでも担当するプロジェクトの管理者であり、役職や立場が足かせになって思うように活動できないこともあります。そのため、企業文化や社風によっては、経営陣に気軽に相談したり裁量権を持って自由に判断したりできず、力のある人の意見に合わせざるを得ないこともあるかもしれません。その点、外部のPMOにはそうしたしがらみがありません。プロジェクトを成功させること、ひいては事業計画を達成させることをミッションとして、必要以上に周囲に気を回すことなく活動し、プロジェクト完遂に向けたPMの意思決定を助けます。
PMOを実際のプロジェクトで導入する上では、注意すべきポイントがいくつかあります。ここでは、チームの良い関係性を維持し、スムーズな意思決定を実現するために考慮しておきたい２つの注意点をご紹介します。
PMOのメンバーとしては、これまでに大規模プロジェクトをいくつも対応したことのある経験豊富な人材が選ばれることが多いのが現実です。そのためプロジェクトに参加するほかのメンバーにとっては、これらPMOのメンバーが自分たちよりも優れたベテランとして映る可能性があります。このようなPMOがマネジメントを行うことで、チームメンバーが必要以上に萎縮して働きづらくなってしまわないよう、PMOの導入時にはその役割や導入意図をていねいに説明し、安心して働きやすい環境づくりに努めることが大切です。
PMOを担うメンバーが非常に経験豊富な場合、現場でPM以上にメンバーから頼られることもあるでしょう。この場合には、自然とPMの役割をPMOが担うようなかたちになり、PMが依存してしまう可能性もあります。あるいは、PMとPMOの間で意見の相違が生まれ、マネジメントが困難になるかもしれません。そのような事態を避けるためにも、PMとPMOの距離感や関係性を適切に保つことが大切であることを認識した上で、お互いの役割を明確にし、PMが最終的な意思決定を下すフローを徹底することが重要です。
PMOの中には主に3つの職種があり、それぞれが状況に応じて力を発揮します。ここでは、代表的な「PMOアドミニストレーター」「PMOエキスパート」「PMOマネージャー」の3職種を紹介します。
PMOアドミニストレーターは、プロジェクトに関する事務的な作業を管理する職種です。プロジェクト開始のための事務的な準備をはじめ、プロジェクトに関するデータの収集やデータに基づいてPMに情報を共有するための各種設計書の作成、全体ミーティングの準備・進捗確認、経費処理など、PMの手が回りきらない事務作業全般を行います。
また、プロジェクトメンバーの勤怠管理をPMOアドミニストレーターが担当することもあります。プロジェクトの規模が大きくなりプロジェクト内で複数のチームが編成された場合は、チームごとのミーティングの準備や進捗確認、必要なメンバーへの情報展開、リマインドなども担当します。必要に応じてチーム同士のミーティングをコーディネートしたり、PMに状況を共有して早めの判断を仰いだりするのもPMOアドミニストレーターの重要な役割です。
なお、PMOアドミニストレーターになるには、PMOの基本であるプロジェクトマネジメントの知識や管理能力、コミュニケーション能力に加え、高い事務処理能力が必要になります。Microsoft Word、Excel、PowerPointなどを必要に応じて使い分けることはもちろん、プロジェクトメンバーの誰にとっても見やすくわかりやすい適切な資料を作成できる力が不可欠です。
PMOアドミニストレーターの主な業務は、以下のとおりです。
事務を管理するPMOアドミニストレーターに対して、プロジェクトのクオリティーを管理するのがPMOエキスパートです。PMOアドミニストレーターがまとめた各チームの進捗状況や収集したデータを分析し、ルールや環境を整備することでプロジェクトごとの成果のばらつきを抑えます。PMOエキスパートの業務は多岐にわたりますが、どの業務もプロジェクトの進捗と品質を安定させることを目的としています。
PMOがプロジェクトの細部および進行を標準化することで、属人性が解消されて業務効率が上がり、人的リソースやコストを削減する効果が期待できます。なお、PMOエキスパートはツールの開発などにも携わるため、管理能力やコミュニケーション能力に加えてエンジニアとしての豊富な業務経験が必要です。
PMOエキスパートの主な業務内容は多岐にわたります。まず、プロセス分析としてプロジェクトの各種プロセスの策定・改善および標準化を行い、社内プロセスの文書化や教育、定着化を推進します。これにより、プロジェクトの効率性と一貫性を高めます。
情報分析においては、プロジェクトにおける決裁に必要な情報の定義策定・改善および標準化を行います。また、情報収集手法や情報化手法の確立と定着化を図り、プロジェクトパフォーマンス情報の可視化を実現します。これら分析を通じて、プロジェクトの進捗状況を明確に把握し、適切な意思決定を支援します。
ツール分析では、社内プロジェクトツールの開発・改善および標準化を行い、これらのツールの教育および定着化を推進することで、プロジェクト管理の効率化と精度向上を図ります。
ビジネス分析に関しては、プロジェクトの利害関係者との連携を通じて、要求事項やニーズを収集し、それらをプロジェクト組織、プロセス、ツールに反映。利害関係者の満足度向上および維持を目指します。
最後に人材開発では、プロジェクトマネジメント教育および定着化を推進し、プロジェクト関連業務従事者へのメンタリングおよびサポートを行うことで、チームのスキル向上とモチベーションの維持を図ります。
PMOマネージャーは、PMに最も近いPMOの責任者であり、PMOアドミニストレーターとPMOエキスパートを含めたPMOチーム全体を管理するポジションです。PMOチーム全体の戦略策定や予算管理、PMOチームを形成するメンバーのマネジメント・教育などを通じて、PMOとPMOチームのメンバーが役割を果たせるよう導きます。同時に、経営層やPMとコミュニケーションを取り、目指す方向性に食い違いが出ないようにすることもPMOマネージャーに課せられた任務の一つです。
プロジェクトの進行を担うPMをサポートしつつ、PMOの活動とPMOチームを管理するPMOマネージャーには、PMOチームの中でもひときわ優れたマネジメント能力が求められます。そのため、PMまたはPMOとしての豊富な活動経験があると業務に役立てられます。また、「PMOスペシャリスト認定資格（一般社団法人日本PMO協会）」、国家資格の「プロジェクトマネージャ試験（独立行政法人情報処理推進機構）」などの資格を取得することもお勧めです。
PMOマネージャーには、以下のような業務があります。
PMOに求められるスキルは、PMに要求されるものとは異なります。PMOには、必要な情報を収集して分析する力や関係する部署・担当者との調整および交渉をスムーズに行うためのコミュニケーション能力、スケジュール管理能力、課題解決力など、プロジェクトの品質を維持するための監視役・調整役としてのスキルが求められます。そのため、PMOの中でも上位に当たる職種を目指す方は、複数のスキルを身につけておく必要があります。
一方、PMに求められるスキルは、プロジェクトメンバーのモチベーションを高めることです。全体を統率するマネジメント能力や開発に関する専門的な知識と技術力、メンバーの意見をくみ上げるヒアリング能力、納期に間に合わせるためのタイムマネジメント能力など、現場に寄り添った実行能力があると活躍の可能性が高まります。
PMOに求められる必須の資格はありません。しかし、PMOに必要とされる各種知識や能力を証明する上で有効な資格は存在します。例えば、一般社団法人日本PMO協会が運営する「プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格」はPMO業務の入門資格であり、IT業界の現場におけるプロジェクト関連業務に必要な知識やスキルを認定するものです。そして、この資格に合格してから2年が経過すると、上位資格である「PMOスペシャリスト認定資格」が受験できるようになります。この資格試験では、PMOの役割や導入プロセス、実践事例などに関する知識が問われます。ほかにも、PMI（Project Management Institute）というアメリカの非営利団体が主催する国際資格「プロジェクトマネジメント・プロフェッショナル（PMP）」などもあります。
PMOは、PMの活動を助けて本来の業務である意思決定に集中できる環境をつくり、プロジェクトの成功率を高めることが求められます。PMOには、こうしたプロジェクトの品質を維持するための監視役、調整役としての高いスキルに加えて、コミュニケーション能力や忍耐力がある人が向いています。
PMOは、PMOチーム内はもちろん、経営層やPM、場合によってはクライアント企業とも接点を持って仕事をします。そのため、関わる人の意見に耳を傾けつつ、自分の意見も適切に伝えられるコミュニケーション能力が欠かせません。一人で黙々と仕事を完結させるのが得意で、ほかの人と連携しながら仕事をするのが苦手という人がPMOとしての活躍を目指すには、コミュニケーション能力を高める努力が必要になります。
PMOは、トラブルが起きても我慢強くPMを支えてプロジェクトを完遂させなくてはなりません。そのため、PMOには忍耐力がある人が向いています。どんなに綿密な計画を立ててスタートしても、プロジェクトには問題がつきものです。ミスやトラブルだけでなく、体調不良によるメンバーの離脱、顧客からの急な要望など、予期せぬ出来事で進行が妨げられることもあります。そのため、予定どおりの進行が難しくなったときも、決してあきらめず問題と向き合える人は、PMOに適した人材だといえます。
PMOは、PMのプロジェクトマネジメントをサポートし、プロジェクト成功の鍵を握る職種です。PMOがプログラミングなどのシステム開発作業を行うことはありませんが、システムエンジニアとしてソフトウェアの開発業務や運用に携わった経験があると、技術者への深い理解があるPMOとしての活躍が期待できます。
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